ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Cette évolution permet de mieux répondre aux standards d'ergonomie et d'utilisabilité d'une application, grâce à un affichage en pleine page, plutôt qu'en fenêtre, notamment sur tablette.

Cela permet également de faciliter l'accueil de nouveaux contenus et leurs usages, comme par exemple l'ajout de "sous-pages" depuis les pages principales d’initiation d'acte.

Cette nouveauté s'applique à la page d'initiation de téléconsultation et de téléexpertise.

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

L'affichage des tarifs de téléconsultation (encadrés par l'Assurance Maladie) sont visualisables avant l'initiation d'une téléconsultation, conformément à la réglementation. 

Selon celle-ci, les tarifs doivent être accessible en amont de la réalisation d'un acte et que le patient puisse en être informé.

👉🏻 Où retrouver les tarifs ?

• 📱 Sur l'application mobile/tablette  - Voir illustration ci-dessous :

Lors de la création d'une nouvelle téléconsultation, les tarifs sont désormais accessibles au niveau de la validation consentement du patient, qui a évolué pour accueillir un lien permettant d'ouvrir une page contenant le document des tarifs. Il est bien sûr possible de zoomer et de se déplacer dans le document.

Après avoir visualisé les tarifs, il suffit de cliquer sur le bouton "retour" illustré par une flèche pour revenir au formulaire,

✨ Précision : L'ouverture de la page des tarifs n'entraîne pas la perte des données en cours de saisie dans le formulaire et le système de validation du consentement ne change pas.

• 🖥️ Sur l'Espace TokTokDoc - Voir illustration ci-dessous :

De même, lors de la création ou de la modification d'un téléconsultation sur votre espace, vous retrouvez un nouveau bouton en bas de la section "information" de l'acte, permettant de consulter le document des tarifs.

Après avoir cliqué sur le bouton "voir les tarifs de téléconsultation", une nouvelle page s'ouvre permettant la visualisation du document. Il est possible de zoomer et se déplacer dans le document, ainsi que le télécharger.

Enfin, pour revenir à la fiche de la téléconsulation, il suffit simplement de cliquer sur le bouton en haut à droite.

✨ Précision : L'ouverture de la page des tarifs n'entraîne pas la perte des données en cours de saisie dans le formulaire.

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Cette nouveauté fait suite au constat de manque de formation des utilisateurs au fonctionnement de prise et de gestion des rendez-vous avec les médecins et spécialistes de TokTokDoc. 

👉🏻 Les utilisateurs peuvent effectivement être propulsés dans l'usage de l'application sans formation préalable, du fait de la forte rotation des équipes ou du manque de moyens des établissements, ce qui est compréhensible. 

À ce titre, cette nouveauté permet de mieux informer et accompagner les utilisateurs dans leur gestion des rendez-vous de téléconsultation, tout en optimisant le temps et la ressource médicale de TokTokDoc : par exemple, un rendez-vous n'ayant pas été déprogrammé auprès du secrétariat médical, mais seulement supprimé de l'espace en ligne (ou de même pour l'application), est un rendez-vous non honoré (durant lequel le médecin est bien connecté en visio), qui aurait pu bénéficier à un autre patient.

Cette fonctionnalité permet d'informer à chacune des étapes suivantes dans l'espace TokTokDoc en ligne, que toute création, modification ou suppression d'une téléconsultation sur TokTokDoc, doit préalablement se faire par une prise de contacte auprès du secrétariat médical du médecin.

👉🏻 Alors, comment cela se présente-t-il dans l'espace TokTokDoc ?

Le fonctionnement d'information, à l'aide de bannières et de confirmation d'actions déjà présent dans l'application, a été déclinée pour l'Espace TokTokDoc, afin de répondre à la même problématique, tout en garantissant la cohérence des interfaces et leur intuitivités.

• Lors de la création d'une téléconsultation : 

Les utilisateurs sont informés dans le formulaire de planification de la téléconsultation, que la prise de rendez-vous doit d'abord être validée en contactant le secrétariat médical du médecin concerné, puis de finaliser la création de l'acte à l'aide du formulaire. - Voir illustration ci-dessous.

• Lors de la modification d'une téléconsultation : 

Une nouvelle fenêtre apparaît désormais lors de l'édition du champ "date et heure" dans la fiche d'une téléconsultation déjà crée, qui rappel de contacter le secrétariat médical afin de convenir du nouveau créneau, puis d'effectuer la modification (via le champ "date/heure" habituel) grâce à une bannière d'information et à une option à activer obligatoirement pour pouvoir accéder à la modification du champ. - Voir illustration ci-dessous.

• Lors de la suppression d'une téléconsultation : 

Après avoir cliqué sur le bouton "supprimer" en bas de la fiche d'une téléconsultation, la fenêtre de confirmation de la suppression rappel désormais de contacter le secrétariat afin de l'informer de l'annulation, puis d'effectuer la suppression en cochant l'option obligatoire à activer pour accéder au bouton "supprimer" définitivement. - Voir illustration ci-dessous.

ℹ️ À propos du cadre légal fixé par l'Assurance Maladie

Les actes de téléexpertise sont pris en charge par l'Assurance Maladie dans la limite de 4 téléexpertises (si facturées par le médecin) par an (année civile), pour un même duo patient-médecin. 

C'est donc le médecin qui recouvre le remboursement de l'acte auprès de l'Assurance Maladie. 

Cela signifie qu'une fois le quota atteint pour un même couple patient-médecin, une téléexpertise hors quota ne pourra pas être recouvrée par le médecin : l'Assurance Maladie rejettera la demande sous ce motif.

Précision : 

Cette limitation concerne seulement les actes de téléexpertise (et non la téléconsultation) et les établissements ayant un mode de tarification de type non "global" (autrement dit, de type "partiel" ou semblable), car ce mode de tarif est pris en charge par l'Assurance Maladie (c'est donc le payeur), alors qu'en type de tarif de type "global", c'est l'établissement qui est le payeur et donc, gestionnaire de son propre budget dédié aux actes.

👉🏻 À qui s'adresse cette nouvelle fonctionnalité ?

• 👀🚫 Utilisateurs d'établissement ayant une tarification de type "global" : dans ce cas, la fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs (voir introduction).

• 👀 ✅ Utilisateurs de tout autre type d'établissement, ayant une tarification non "global" : la fonctionnalité est dédiée et disponible aux utilisateurs.

🍒 À noter que dans ce cas, les médecins utilisateurs de TokTokDoc auront également accès à cette information, avant et pendant le traitement de la téléexpertise.

⚙️  Comment fonctionne le décompte des téléexpertises ? (Voir illustrations ci-dessous)

Cette fonctionnalité permet désormais d'être informé du quota de téléexpertises prises en charge par l'Assurance Maladie restantes lors de l'initiation d'une nouvelle téléexpertise dans l'application.

Lors d'une nouvelle demande de téléexpertise, un message d'information apparaît après sélection du patient et du médecin-requis dans le formulaire d'initiation. En cas de changement du patient et/ou du requis, le quota se met à jour en fonction du duo sélectionné. 

👉🏻 Pour les utilisateurs peu familiers avec cette limitation légal, le détail explicatif est disponible en cliquant sur la bannière du quota. 

Le décompte des téléexpertises déjà prises en charge par l'Assurance Maladie pour un duo, s'opère sur les téléexpertises déjà traitées et facturées par le médecin-requis, et s'affiche de façon dégressif : de 4 (quota plein) à 0 (limite annuelle atteinte) téléexpertises restantes sur l'année en cours.

Ainsi, au 1er Janvier de l'année, le décompte sera réinitialisé à son plein quota de 4 téléexpertises, conformément au cadre légal.

👉🏻  Que se passe-t-il en cas d'épuisement du quota annuel pour un même duo patient-requis ?

Cela dépend du contexte d'exercice du médecin-requis que l'utilisateur souhaite consulter (avec, pour rappel, l'accord préalable du secrétariat du médecin) :  

• 🔹🧑🏻‍⚕️ S'il s'agit d'un médecin du réseau TokTokDoc :

Une alerte affiche à l'utilisateur : "0 téléexpertise [prise en charge] restante" pour le duo sélectionné et donc que la limite annuelle a été atteinte. Dans ce cas, il n'est pas possible d'initier ni de transmettre la téléexpertise : les utilisateurs sont invités à contacter le secrétariat médical de TokTokDoc pour être réorienté vers un autre mode de prise en charge (en téléconsultation par exemple) ou médecin-requis.

Voir illustration du cas ci-dessous :

• 🏥 S'il s'agit d'un médecin du réseau de proximité de l'établissement - hors médecin TokTokDoc :

Une bannière affiche : "0 téléexpertise [prise en charge] restante", précisant que le médecin-requis peut éventuellement refuser de la traiter.  Dans ce cas, il est bien possible de transmettre la téléexpertise, puisque le médecin est libre de choisir ses modalités de prise en charge (comme habituellement, c'est à charge de l'utilisateur d'avoir préalablement contacté le médecin pour obtenir ou vérifier son accord à prendre en charge cet acte). 

Voir illustration du cas ci-dessous :

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Cette nouveauté fait suite au constat d'un côté, de manque de formation des utilisateurs au fonctionnement de prise et de gestion des rendez-vous avec les médecins et spécialistes de TokTokDoc. 

Les utilisateurs peuvent effectivement être propulsés dans l'usage de l'application sans formation préalable, du fait de la forte rotation des équipes ou du manque de moyens des établissements, ce qui est compréhensible. 

À ce titre, cette nouveauté permet de mieux informer et accompagner les utilisateurs dans leur gestion des rendez-vous de téléconsultation, tout en optimisant le temps et la ressource médicale de TokTokDoc : par exemple, un rendez-vous n'ayant pas été déprogrammé auprès du secrétariat médical, mais seulement supprimé de l'application, est un rendez-vous non honoré (durant lequel le médecin est bien connecté en visio), qui aurait pu bénéficier à un autre patient.

Cette fonctionnalité permet d'informer à chacune des étapes suivantes dans l'application, que toute création, modification ou suppression d'une téléconsultation sur TokTokDoc, doit préalablement se faire par une prise de contacte auprès du secrétariat médical du médecin.

👉🏻 Alors, comment cela se présente-t-il ?

• Lors de la création d'une téléconsultation : 

Les utilisateurs sont informés dans le formulaire d'initiation de la téléconsultation, que la prise de rendez-vous doit d'abord être validée en contactant le secrétariat médical du médecin concerné, avant de créer l'acte dans l'application. - Voir illustration ci-dessous.

• Lors de la modification d'une téléconsultation : 

La fenêtre permettant de déplacer le créneau, rappel de contacter le secrétariat médical afin de convenir du nouveau créneau, puis d'effectuer la modification dans l'application, à l'aide d'une bannière d'information et d'une option à activer obligatoirement pour pouvoir enregistrer. - Voir illustration ci-dessous.

• Lors de la suppression d'une téléconsultation : 

De même, la fenêtre qui permet la suppression de la téléconsultation, rappel de contacter le secrétariat pour l'en informer puis d'effectuer la suppression dans l'application, en cochant l'option obligatoire à activer pour enregistrer la suppression. - Voir illustration ci-dessous.

ℹ️ Pourquoi le RPPS devient-il obligatoire ?

L'identifiant RPPS est une donnée publique issue de l'annuaire santé (donnant accès aux informations publiques et non sensibles (par exemple toutes les informations personnelles ou sur les activités professionnelles ne sont pas référencées dans l'annuaire santé).

Le RPPS est l'identifiant unique qui permet d'identifier l'usager d'une solution professionnelle d'e-santé, comme "professionnel de santé" ou individu habilité à avoir accès aux données sensibles des patients.

Dans le cadre de la PGSSI-S ou "Politique Générale de Sécurité des Systèmes d'Informations de Santé", portée par l'Agence du Numérique en Santé, dans une démarche de gestion des risques, le RPPS est obligatoire pour pouvoir identifier les usagers de TokTokDoc en tant que professionnel de santé.

👉🏻  Pour tout savoir sur le déploiement progressif de cette fonctionnalité, consultez notre article à ce sujet, et retrouvez-y les conseils associés pour savoir comment récupérer votre RPPS si vous ne le connaissez pas.

ℹ️ Une bannière orange me demande de renseigner mon RPPS, que faire ? (Tutoriel par étapes)

❌ Cela signifie que votre identifiant RPPS n'est pas encore connu par TokTokDoc et doit obligatoirement être renseigné pour éviter tout blocage de votre compte passé un certain délai. 

✅ Si aucune bannière ne s'affiche : vous êtes en règle, félicitations ! 

• Étape n°1 :

En se connectant depuis l’application ou depuis l’espace TokTokDoc en ligne, suivez la bannière orange affichée en page d’accueil, en cliquant sur “renseigner mon RPPS” pour être redirigé vers “mon compte”.

À savoir : il sera plus facile de réaliser cette action sur votre espace sur ordinateur (une reconnexion à votre espace en ligne vous sera redemandé depuis l'application).

• Étape n°2 :

🔎 Recherchez-vous (par votre nom, prénom ou numéro RPPS) puis séléctionnez-vous dans la liste de l’annuaire santé. 

ℹ️ À savoir : si vous avez été enregistré(e) initialement sous votre nom de jeune fille par exemple, pensez à rechercher via ce dernier et non votre nom d’usage.

• Étape n°3 :

⚡️ Ensuite, les informations publiques issues de l’annuaire seront automatiquement récupérées et affichées dans la fiche de l’utilisateur, dont son identifiant RPPS.

✅ Vous n’avez plus qu'à cliquer sur le bouton “Enregistrer” en bas de page, et le tour et joué : votre compte est bien en règle à présent 🎉 !

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ? 

Cette nouveauté fait suite à une démarche d’amélioration des performances globales du système et des applicatifs TokTokDoc : en effet, des lenteurs sont constatées notamment durant les heures de pointes, où le nombre d'utilisateurs connectés est le plus élevé. 

L'application consommait jusqu'alors beaucoup de données, en interrogeant le système toutes les minutes, pour mettre à jour les éventuelles données notamment des téléconsultations programmées.

Cette requête a été supprimée, ce qui participera, en complément d'autres solutions d'améliorations techniques, à limiter les lenteurs sur l'ensemble des applicatifs TokTokDoc.

👉🏻 Comment ça marche ?

Cette nouveauté de rafraîchissement manuelle des données, permet d'aller plus loin en permettant de mettre à jour toutes les données disponibles depuis les pages principales, et non plus seulement les téléconsultations programmées. Et ce, en un simple geste et à peine quelques millisecondes !

Voici les pages et contenus concernés par cette nouveauté : 

• La page "accueil" : 

Le rafraîchissement permettra de mettre à jour la liste des téléconsultations programmées et téléexpertises en cours au statut "brouillon" ;

• La liste patients : 

Il est à présent possible de mettre à jour la liste des patients ; 

• La page "téléconsultation" :

En rafraîchissant, il sera possible de mettre à jour à la fois la liste des téléconsultations programmées, mais aussi, l'historique de téléconsultation avec les documents respectifs !

• La page "téléexpertise" :

De même, le rafraîchissement permet de mettre à jour la liste des téléexpertises en cours et l'historique des téléexpertises (documents inclus).

👌🏻 Tuto en pratique ! (Voir capture image ci-dessous)

Pour rafraîchir les données, il suffit de se positionner en haut d'une des 4 pages principales (il s'agit des pages accessibles depuis le menu principale en bas de l'application) de votre choix, puis de "tirer" (ou glisser) par une gestuelle de votre doigt, du haut vers le bas de l'écran : vous verrez apparaître un icône symbolisant le rafraîchissement des données (avec sur tablette iOS, un texte indiquant "mise à jour des données...."). 

Et voilà, vous pouvez relâcher la pression du doigt sur l'écran pour laisser la mise à jour opérer !

💎 Petit conseil à emporter : Assurez-vous dans votre geste, de "descendre" suffisamment en bas de la page pour garantir le lancement de la mise à jour des données. Au contraire, lorsque la page n'a pas été assez "tirée" vers le bas, ou en faisant le geste inverse (re-glisser du bas vers le haut), cela annulera l'action.

ℹ️ Contexte

L'avenant n° 9 à la convention nationale organisant les rapports entre les médecins libéraux et l'assurance maladie (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000044097701) limite à 4 le nombre de téléexpertises qu’un médecin peut traiter par patient par année civile.

Désormais :

• Si l'établissement hébergeant le patient n'est pas au Tarif Global ;

• Le médecin est un salarié intervenant pour TokTokDoc, ayant déjà traité 4 téléexpertises dans l’année civile en cours ;

• Et que l’utilisateur s’apprête à créer une téléexpertise qui serait donc la 5ème

→ Un message s’affichera dans l’application pour indiquer que la téléexpertise ne peut être créée, et invitera l’utilisateur a contacter le secrétariat pour trouver une solution réglementaire de prise en charge du patient.

ℹ️ À propos de cette nouveauté

Les intitulés des deux numéros de "téléphone mobile" et "professionnel" des fiches utilisateurs ont été clarifiés afin d’apporter plus de transparence concernant le cadre d’utilisation de ces données, à savoir :

• Le numéro de téléphone mobile est une donnée personnelle et sensible (RGPD), de fait, il n'est utilisé que pour réceptionner le code de sécurité demandé pour l’authentification sécurisée, lors de la connexion au compte TokTokDoc ;

• Le numéro de téléphone professionnel est utilisé pour permettre aux professionnels de santé, mis en relation lors d’un télé-acte, de disposer d’un numéro de contact qui peut s’avérer parfois utile.

📸 En image ci-dessous : comment visualiser ou modifier votre fiche utilisateur, ainsi que vos informations de contact.

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Conformément aux exigences réglementaires de la PGSSI-S (Politique Générale de Sécurité des Système d’Information de Santé) de l’ANS, les données sensibles des utilisateurs de TokTokDoc doivent être protégées par une vérification sécurisée, lorsqu’un utilisateur renseigne ou édite une information de son profil dite “sensible”.

Les données d'un utilisateur considérées comme "sensibles" par la PGSSI-S, qui nécessitent donc une vérification lors de l'ajout ou la modification de l'information, sont les suivantes :

• 📲 Le numéro de téléphone mobile (privé), utilisé pour l’authentification sécurisée lors de la connexion au compte ;

• 📧 L’identifiant de connexion, à savoir, l’adresse e-mail de contact de l’utilisateur.

👉🏻 Cette nouveauté a en effet pour but, de garantir la sécurité et l'intégrité des données sensibles des comptes et des informations des utilisateurs de TokTokDoc.

ℹ️ Quelles sont les nouveautés et comment ces changements d'informations sont-ils vérifiés ?

Désormais, lorsqu’un utilisateur souhaite réaliser un changement de courriel de contact/identifiant de connexion ou de numéro de téléphone mobile privé depuis sa fiche utilisateur, cela se passera dans une interface sécurisée de saisie et de vérification de cette nouvelle information, avec un système de validation et vérification du changement, par code sécurisé.

ℹ️ Bon à savoir : ce qui ne change pas :

Concernant les nouveaux utilisateurs et la saisie de leur numéro de téléphone mobile privé, demandé lorsque l’authentification forte est activée, le fonctionnement reste le même : lorsque l’utilisateur n’a pas encore renseigné son numéro personnel, il lui sera demandé, lors de sa première connexion à son compte TokTokDoc, de le renseigner puis de le vérifier par réception d’un code sécurisé.

🧭 Suivez le guide ! Découvrez les nouveautés dans ce rapide tutoriel illustré :

➤ ÉTAPE N°1 :

Rendez-vous dans votre fiche profil “Mon compte”, disponible depuis le menu-utilisateur en haut à droite.

À la section "coordonnées de contact" de votre fiche, cliquez sur le bouton "modifier" situé sous le champ d'information pour lequel un changement est souhaité. 

Une fenêtre apparaît pour vous informer que vous allez être redirigé(e) pour réaliser le changement dans une interface spécifique. Ainsi, dans le cas où d’autres modifications auraient été apportées à votre fiche, elles devrons d’abord être enregistrées afin de ne pas les perdre. 

→ Si nécessaire, cliquez pour “annuler” la redirection, ou au contraire, sur “poursuivre”.

➤ ÉTAPE N°2 :

Une fois redirigé(e) sur l’interface sécurisée, saisissez votre nouveau 🆕 "numéro de téléphone mobile", ou "courriel de contact et identifiant de connexion" (en fonction de votre choix précédent) , puis cliquez sur “confirmer le changement”.

Et comme des erreurs de saisie ou d'étourdissement peuvent arriver (c'est normale !), en cas d’erreur de saisie ou de format, l’interface vous guidera précisément pour savoir ce qui doit être corrigé. ☺️

🛟 Bon à savoir : 

À tout moment du processus de changement et de confirmation, il est possible d’annuler en cours de route, en cliquant sur le bouton “Abandonner”, toujours situé en haut à gauche.

➤ ÉTAPE N°3 :

Vous voici à l'étape de vérification et de confirmation : c'est rapide et simple, comme expliqué ci-dessous.

Saisissez simplement le code de sécurité qui vous a été transmis automatiquement (comme indiqué dans la notification) de la façon suivante : 

👉🏻 En fonction du type d’information changée, le code sera envoyé et réceptionné au nouveau contact renseigné précédemment, afin de vérifier que c'est bien vous à l'origine de ce changement :

• Modification du "courriel de contact / identifiant de connexion" : 

Récupérez le code de sécurité dans la boîte mail de votre nouveau courriel. (Voir illustration du mail envoyé dans ce cas 👇🏻)

• • Modification du "numéro de téléphone mobile" : 

Récupérez le code de sécurité par SMS envoyé directement à votre nouveau numéro.

🛟 Bon à savoir : Délais d'expiration et erreurs de saisie du code de sécurité :

• Le code de sécurité doit être saisit dans un délais de 5 minutes suivant sa récéption, au bout duquel il expirera. Cependant, il est possible de "régénérer l’envoi d’un nouveau code" de sécurité, en cliquant sur le bouton dédié.

• En cas d’erreur de saisie du code, il sera bien sûr possible de la corriger. Pour des raisons de sécurité, les saisies erronées sont limitées à 5 essais d'affilés, au bout duquel le compte sera déconnecté automatiquement (dans ce cas, le processus pourra être recommencé par la suite).

→ La dernière étape : entrez simplement (ou copiez/collez) le code reçu pour valider et finaliser l'enregistrement.

Puis, laissez le système faire le reste : celui-ci vérifiera automatiquement la validité du code saisit et vous informera ensuite du succès de l’opération.

Félicitations : le changement d’information est ensuite bien enregistré dans votre compte.

Pour des raisons de sécurité, votre compte est automatiquement déconnecté. 

Lors de votre reconnexion, n’oubliez pas de saisir le nouveau contact, à défaut de l'ancien 😉 !

ℹ️ À propos de cette nouveauté 

Plusieurs modifications ont été réalisées sur la gestion des fiches utilisateurs, dans le cadre de l’application de la PGSSI-S (Politique Générale de Sécurité des Systèmes d'Informations de Santé).

🔒 Ces évolutions permettent d'être certain que :

• Les adresses mails utilisées par nos utilisateurs soient vérifiées (et non détournées) ;

• Les numéros de téléphone utilisés pour la double authentification soient vérifiés.

Cela contribue à améliorer la sécurité des accès utilisateurs, ainsi qu’aux données de patients auxquels ils accèdent sur TokTokDoc.

🆕 Tour des nouveautés à connaître

Lors de la création d’un nouvel utilisateur, le gestionnaire n’a désormais plus accès a la complétion du numéro de téléphone privé de l’utilisateur (qui sera utilisé pour la double authentification). Celui-ci sera complété puis validé par l’utilisateur à sa première connexion.

→ Il n’est donc plus possible d’envoyer le mot de passe de l’utilisateur par SMS, car c'est une donnée personnelle et sensible (RGPD). Les identifiants de connexion et mot de passe provisoire seront toujours bien envoyés par mail suite à la création du compte : cette information a d'ailleurs été ajoutée en bas de la fiche !

📸 En image ci-dessous, le formulaire amélioré d'ajout d'un nouvel utilisateur  :

✏️ Désormais, lorsque le gestionnaire souhaite modifier une fiche utilisateur :

• La modification du "courriel de contact" (et identifiant de connexion) n’est plus possible : seul l’utilisateur peut réaliser cette action depuis sa propre fiche utilisateur, dans "Mon compte".

• Le numéro de téléphone privé n’est désormais plus consultable, il est anonymisé (des étoiles apparaissent s’il est complété) : seul l’utilisateur peut le modifier, mais il est possible de le réinitialiser (comme expliqué ci-dessous).

🆘 Comment faire si l’utilisateur n’a plus accès au téléphone lui permettant d’utiliser la double authentification ?

Le gestionnaire à la possibilité de réinitialiser (remettre ce champ d'information à "vide") celui-ci en cliquant sur le bouton éponyme. Cela peut être utile en cas de perte du téléphone par exemple : pas besoin de passer par le support TokTokDoc. A ce moment-là, l’utilisateur devra compléter et valider un nouveau numéro de téléphone à sa prochaine connexion.

📸 En image ci-dessous, le formulaire amélioré de modification d'un utilisateur : illustration de l'anonymisation du numéro de téléphone mobile :

📸 En image ci-dessous, le formulaire amélioré de modification d'un utilisateur : illustration du passage de la souris sur le champs, un complément d'information s'affiche : 

ℹ️ Quoi de neuf dans cette nouveauté ?

Conformément aux exigences de la PGSSI-S (Politique Générale de Sécurité des Systèmes d'Informations de Santé), les restrictions suivantes s’appliquent désormais sur la fiche utilisateur d'un téléconsultant :

• Le champ "numéro de téléphone mobile" privé n’est plus disponible, c’est le téléconsultant qui le complètera lors de sa première connexion. En effet, c'est une donnée personnelle et sensible qui doit donc être anonyme.

• Il n’est plus possible de modifier la fiche d’un téléconsultant importée de l’annuaire santé une fois créée. 

Les éventuelles modifications réalisées par l'utilisateur, seront également mises à jour dans sa fiche utilisateur dans votre Espace TokTokDoc. (D'ailleurs, pour ce cas-ci, les boutons d'actions en bas de page seront prochainement supprimés puisqu'aucune action ne pourra être faite).

📸 En image ci-dessous, le formulaire amélioré d'ajout d'un nouveau téléconsultant :

📸 En image ci-dessous, le formulaire amélioré de visualisation ou modification de la fiche d'un téléconsultant (ici créé à l'aide de l'annuaire santé) :

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Dans un soucis de qualité d'accompagnement de votre établissement, il est possible que certains collaborateurs TokTokDoc, soient autorisés à accéder à votre établissement en leur qualité de secrétariat médical, chef de projet ou support technique.

En effet, ces derniers peuvent être amenés à réaliser des actions sur votre établissement à titre exceptionnel, si vous en faites la demande.

👉🏻 Dans un soucis de parfaite transparence, les utilisateurs TokTokDoc assignés à votre établissement sont visualisables dans la liste des utilisateurs de votre établissement (voir exemple en capture écran ci-dessous).

Rendez-vous tout en haut de votre application TokTokDoc, au niveau du bouton illustré par un point d’interrogation (voir illustration ci-dessous) pour découvrir cette nouveauté très pratique !

Désormais, accédez en un clic depuis les pages principales de votre application, au centre d’aide en ligne et aux contacts TokTokDoc qui peuvent vous être utile.

Par exemple, vous avez besoin de contacter le support technique ? Le secrétariat médical, ou un autre service ? 👉🏻 Les contacts téléphoniques sont à votre disposition sous la main, et à tout moment depuis les pages principales de votre application.

Une fois la fenêtre ouverte, il vous suffit de cliquer à en dehors de celle-ci pour la refermer. 👌🏻

Depuis la page d’accueil de votre application TokTokDoc, accédez désormais aux ressources pratiques TokTokDoc (voir illustration ci-dessous) : 

• Le centre d’aide et de tutoriels TokTokDoc en ligne (sous forme d'articles illustrés d'images et en vidéo), pour vous faciliter la prise en main de vos outils TokTokDoc, ou pour aller plus loin dans votre usage ;

• Le simulateur de téléconsultation est toujours disponible depuis cette rubrique, afin de découvrir la téléconsultation en toute sérénité avant le jour J !

• Le fil de nouveautés de vos deux outils TokTokDoc (mobile/tablette et votre espace établissement sur ordinateur) : pratique pour vous tenir au courant et, ou, pour les plus aguerris, continuer à maîtriser vos outils sur le bout des doigts !

La gestion du consentement durant une téléconsultation ainsi que votre module de clôture de téléconsultation évolue ! ✨

En effet, il accueille à présent la possibilité d’indiquer le retrait du consentement du patient, à tout moment, dès l’entrée en salle d’attente de la téléconsulation (confère image ci-dessous).

Cela sera ensuite tracé dans les annexes du compte-rendu de la téléconsultation (comme illustré ci-dessous).

👉🏻 Comment utiliser cette nouvelle fonctionnalité ?

Voir illustrations ci-dessous

Cette fonctionnalité est dédiée au cas de la téléconsultation.

Si vous souhaitez indiquer que le patient a annulé son consentement à réaliser le téléacte, il vous suffit, comme à votre habitude, de cliquer sur le bouton “terminer” pour clôturer la téléconsultation. Ensuite, dans la liste de choix, cochez l’option dédiée “Téléconsultation arrêtée, car le patient a révoqué son consentement à réaliser l’acte” pour que cela soit tracé automatiquement dans les annexes du compte-rendu.

Pour précision, cela ne change pas le fonctionnement habituel de transmission des documents une fois la téléconsultation clôturée par le médecin : le compte-rendu vous sera ensuite transmis, et le médecin peut toujours réaliser une éventuelle prescription.

👇🏻 Ci-dessous, illustration de l'option à cocher dans la fenêtre de clôture :

👇🏻 Ci-dessous, illustration du repport de l'information dans la page d'annexe (dernière page) du compte-rendu de téléconsultation :

Il est désormais possible de renseigner le code de l’organisme de rattachement (à la Caisse d’assurance maladie) du patient !

Ce nouveau champ n’est pas obligatoire et a pour but de faciliter la facturation des téléactes, et qui sera donc utile à tous les utilisateurs devant gérer cette tâche administrative : une fois connu, ce code peut être tracé par l’utilisateur dans la fiche du patient, afin d'éviter de le rechercher à chaque téléacte à facturer pour ce patient. En effet, ce code est indispensable pour pouvoir facturer. 

👉🏻 Comment retrouver le code de rattachement du patient ?

Composé de 9 chiffres, vous pouvez le trouver sur l'attestation de droits du patient (et accessible depuis “Mes démarches en 2 clics” sur le compte ameli du patient) ou en effectuant un appel de récupération des droits du patient sur votre logiciel de facturation en ligne.

Cette information est d'ailleurs indiquée dans la bulle d'information accessible à droite du champ.

ℹ️ À savoir : Si renseigné, ce code sera automatiquement retranscrit dans la feuille de soins 🫰🏼✨ générée du côté du médecin, dans la section dédiée. C'est tout l'intérêt de ce nouveau champ !

👉🏻 Comment compléter ce nouveau champ ?

1. Rendez-vous en bas de la fiche du patient de votre choix, à la section “Assurance” ;

2. Complétez le champ, dans la limite des 9 caractères maximum (tous les types de caractères sont acceptés : chiffres et lettres) ;

3. N’oubliez pas d’enregistrer la fiche, et c'est tout !

Lorsque le nom du médecin était très long, cela pouvait empêcher d’accéder au bouton “supprimer” la téléexpertise, disponible après une transmission.

Un correctif a été déployé afin que le nom du médecin soit toujours bien lisible et le bouton “supprimer” accessible.

👉🏻 Comment supprimer une téléexpertise une fois transmise ?

Pour rappel, il est possible de supprimer une téléexpertise après transmissions (tant que le médecin requis ne l’a pas encore ouverte).

1. Pour ce faire, rendez-vous dans votre historique de téléexpertise (voir illustration ci-dessous), disponible à l'onglet “téléexpertise” du menu principale (situé en bas) de votre application tablette/mobile. 

2. Au niveau de la téléexertise de votre choix, cliquez sur le bouton illustré par un symbole "poubelle" 🗑️ pour la supprimer. 

3. Confirmez la suppression, et voilà !

Dans certains cas, lors de l’ajout d’une ou plusieurs photo(s) dans une question de téléexpertise, celle(s)-ci étaient mal réceptionnée(s). Le médecin requis ne parvenait pas à les ouvrir (écran gris).

Afin d’empêcher cette problématique, nous avons renforcé les contrôles permettant de vérifier que la pièce jointe est bien sauvegardée. Nous avons également ajouté des notifications vous informant si un problème a été rencontré, ce qui vous permet de refaire le téléchargement de la pièce jointe.

Nous continuons de surveiller la récurrence de ce problème.

Grâce aux échanges et aux retours collectés auprès de nos utilisateurs, nous avons pu confirmer une hypothèse : les documents de santé édités via TokTokDoc : le document de la demande et du compte-rendu n'est pas ergonomique et au contraire peu lisible 🤯, ce qui pouvait être frustrant et peu agréable pour les usagers, qu’il s’agisse du médecin, du patient ou de l’équipe de soins.

Bref, on pouvait s'y perdre ! Désormais, le format est épuré pour aller à l'essentiel et vous faire gagner toujours plus de temps. ✨

ℹ️ Information à savoir : 

Conformément aux exigences de l'INS, le paramétrage de certaines informations patient dans les documents de santé, comme le nom utilisé (ou de mariage), peut être possible dans les "préférences utilisateurs" du côté du professionnel "requis" répondant à la demande (accessibles depuis sa page d’accueil TokTokDoc). 👉🏻 Ce paramétrage n'est pas possible pour les professionnels "demandeurs" (ou "effecteurs") du côté établissement.

👉🏻 Le nouveau format de demande de téléexpertise :

Nous sommes basés sur les problématiques suivantes, collectées auprès de nos utilisateurs dans le but de les résoudre grâce à ce nouveau format de compte-rendu :

• D’une grande densité de rubriques d’informations tracées, qui, selon nos utilisateurs médecins et infirmiers, ne sont pas utiles aussi bien pour la bonne prise en charge du patient que pour la traçabilité du téléacte ;

• D’une mise en page des contenus peu adaptée, chargés d’éléments visuels qui alourdissent la lecture.

• Le numéro AM ou FINESS du requérant de la téléexpertise n'était pas disponible sur le document, un problème bloquant pour permettre au médecin de facturer. 

  1. Désormais, lorsque cette information est connue par le système, elle s'affichera à la section "requérant de la demande" en annexe (comme illustré ci-dessous). 

  2. Il se peut que le système ne puisse pas connaître cette information. Dans ce cas, il sera indiqué comme "inconnu" dans le document.

Ci-dessous 👇🏻, un aperçu du rendu de ce nouveau format de demande 🎉 !

👉🏻 Le nouveau format de compte-rendu de téléexpertise :

Le document de compte-rendu est disponible dans les historiques patients (et aussi via la notification reçue par mail) une fois que le professionnel répondant à la demande, à bien clôturé l'acte.

Il s'ajoute en première page, suivi de l'ensemble de la demande du professionnel qui a sollicité la téléexpertise.

Ci-dessous 👇🏻, un aperçu du rendu de ce nouveau format de compte-rendu de téléconsultation 🎉 !

ℹ️ Respect de la réglementation pour les documents de santé, toujours assurée :

Nos formats de documents de santé s’inscrivent toujours dans le respect des normes et des exigences de l’ANS comme le référentiel socle de télémédecine ou encore le référentiel INS ("Identité Nationale de Santé" du patient).

D'ailleurs, ces nouveaux formats de documents de santé intègrent désormais les nouvelles exigences liées au référentiel INS : lorsque l’INS de votre patient est qualifiée, toutes les informations relatives à son INS (à savoir, ses cinq traits stricts d'identités et le QR code d'identification de vérification de son INS) sont affichées.

Nous avons amélioré les formulaires de création d’utilisateur (voir détail ci-dessous) ainsi que les fiches utilisateurs pour améliorer votre expérience d’ajout, de modification ou de visualisation des fiches utilisateurs, mais surtout, pour vous faire gagner toujours plus de temps, grâce à une interface plus intuitive et un parcours plus fluide.

Les accès aux formulaires de création ou de visualisation des fiches gardent le même fonctionnement et ne peuvent être qu’accessibles aux utilisateurs disposant du rôle “gestionnaire” sur l’établissement.

Suivez le guide, on fait le point sur ces nouveautés ☺️ :

ℹ️ Voici les principales nouveautés :

• 🧑🏻‍⚕️ Ajout de nouveaux champs d’informations sur le professionnel : 

  • • Nous avons ajouté deux nouveaux champs d’informations du professionnel (l’identifiant national et le courriel sécurisé) afin de reporter, conformément aux informations disponibles dans l’annuaire santé, ces informations lorsque l’ajout d’un nouvel utilisateur est effectué grâce à l'utilisation de la base de l’annuaire santé.

• 🎯 Clarification et meilleure structuration du contenu des formulaires : 

  • • Les contenus sont désormais mieux ordonnés et hiérarchisés par type d’information, ce qui permet de faciliter les étapes de saisies ainsi que la lecture du contenu.

    • Résultat : une présentation plus soignée des formulaires et une organisation plus logique des contenus.

• 🌈 Amélioration et harmonisation de l’ergonomie et du design visuel des formulaires, pour une expérience de saisie et de visualisation intuitive et facilitée :

  • •  Les champs des formulaires ont été améliorés afin d'obtenir des interfaces plus ergonomiques, et ainsi, de faciliter la lecture et la saisie des formulaires, dans le but d'optimiser votre expérience utilisateur et de vous faire gagner toujours plus de temps dans vos tâches administratives sur le logiciel.

    •  Notamment, le design des champs (et plus globalement des formulaires) et leurs indicateurs visuels (par exemple information non-complétée, complétée et valide ou en erreur, non-modifiable, etc.) ont été améliorés afin d'être plus intuitifs, accessibles et facilitant en ce sens.

    • 🍒 Par exemple, dans le cas où certains champs ne pourraient pas être modifiés, car ils ne peuvent être qu'alimentés par les données de l’annuaire santé, cela est désormais visible et compréhensible grâce à une mise en forme spécifique du champ, un symbole "cadenas" 🔒 et à une explication textuelle clair de la raison de cet état qui s’affiche au passage ou au clic de la souris sur le champ.

    • Aussi, les textes d'information de "retour" du système, comme les messages d'erreur, de confirmation etc., ont été retravaillés pour être plus précis, en s'adaptant à chaque situation possible, et plus explicites pour mieux guider les utilisateurs dans leurs parcours grâce à une écriture soignée.

📄  Ces nouveautés concerne les 3 types de formulaires et fiche utilisateurs existants  :

• Le formulaire et fiche utilisateur de vos équipes de soins internes (en outre, les utilisateurs “effecteurs” des téléactes de l’établissement) - Voir illustration ci-dessous 

  • ℹ️ Les fiches utilisateurs sont accessibles depuis le menu utilisateur à la section “Établissement” > “Gérer les utilisateurs” > “Liste des utilisateurs” ;

    • Le formulaire d’ajout d’un nouvel utilisateur y est accessible en cliquant sur “Ajouter”.

• Le formulaire et fiche utilisateur des téléconsultants (ou professionnels “requis”, répondant aux demandes de téléactes) de votre établissement - Voir illustration ci-dessous 

• • ℹ️ Les fiches téléconsulants sont accessibles depuis le menu de navigation principale à l’onglet “téléconsultants”

    • Le formulaire d’ajout et d’invitation d’un nouveau téléconsultant est accessible en cliquant sur “Ajouter” depuis la liste des "Téléconsultants" accessible depuis le menu principale.

• La fiche “mon compte” que chaque utilisateur de l’espace TokTokDoc (et de l’application mobile/tablette) possède - Voir illustration ci-dessous .

• • ℹ️ La fiche personnelle "mon compte" est accessible depuis le menu utilisateur en dépliant le menu “Compte” > “Mon compte”.

Bon à savoir : 

• Si votre gestionnaire a créé votre compte via l'annuaire santé : les informations professionnelles de votre fiche ne seront pas modifiables car elles se basent sur celles de l'annuaire santé. Cela sera visible sur votre fiche, grâce au cadenas "non modifiable" et à l'indication explicite qui s'affiche au clic ou au passage de la souris sur le champ. Toute modification prise en compte par l'annuaire santé se mettra à jour dans votre fiche de façon automatique.

• Petit plus : Si votre établissement bénéficie d'un interfaçage entre votre logiciel de soins Netsoins et TokTokDoc, cette information sera aussi reportée sur votre fiche.

Nous avons mis en place une nouvelle fonctionnalité pour la création d’utilisateurs professionnels de santé, conformément aux pré-requis de l’annuaire santé pour les logiciels de santé, et des fonctionnalités liées à ce répertoire.

Désormais, lors de la création d’un utilisateur, le système peut retrouver des professionnels inscrits dans la base de données RPPS+ pour les professionnels de santé paramédicaux et affiliés (voir détails d’information sur le RPPS+ plus bas), à condition d’utiliser la barre de recherche qui vous permet de retrouver le professionnel, en interrogeant les bases RPPS et RPPS+ de l’annuaire santé (et à condition que le professionnel soit déjà bien inscrit au registre).

✨ Cette intégration permet de pré-remplir automatiquement les informations de l’utilisateur de façon vérifiées depuis l’annuaire santé, facilitant ainsi le processus de création de compte et garantissant l’exactitude et la mise à jour des informations professionnelles de l’utilisateur.

ℹ️ Comment créer un utilisateur en utilisant la base RPPS ou RPPS + ?

Pré-requis : La création de nouveaux utilisateurs n’est possible que pour les utilisateurs disposant du rôle de “gestionnaire” sur l’établissement.

• 1️⃣ Lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur, utilisez simplement la barre de recherche (située en début de formulaire) en effectuant une recherche par nom (nom marital si pertinent), prénom ou par numéro RPPS ou ADELI (voir illustration ci-dessous), :

• 2️⃣ Cliquez ensuite sur le professionnel dans la liste pour l'ajouter, les champs alimentés par l'annuaire santé se compléterons automatiquement ✨ (voir illustration ci-dessous).

👉🏻 En cas d'erreur de sélection du professionnel dans la liste : cliquez sur le bouton "croix" dans le champ de recherche de l'annuaire santé pour réinitialiser votre saisie, cela effacera également les informations complétées par le système.

• 2️⃣ Cliquez ensuite sur le professionnel dans la liste pour l'ajouter. Les champs du formulaire alimentés par l'annuaire santé se compléteront automatiquement et ne seront plus modifiables manuellement (voir illustration ci-dessous).

En cas d'erreur de sélection du professionnel dans la liste, cliquez sur la croix dans le champ de recherche de l'annuaire santé, cela effacera également les informations complétées par le système.

• 3️⃣ Et voilà, il ne vous reste plus qu'à compléter les autres champs obligatoire du formulaire, et à cliquer sur "enregistrer" !

ℹ️ À propos des mises à jour des informations des utilisateurs créés depuis l'annuaire santé :

Les informations non modifiables, étant alimentées par l'annuaire santé, ne peuvent être changées que grâce à la modification que le professionnel lui-même, déclare à l'annuaire santé. Une fois pris en compte par l'annuaire santé, cela se mettra à jour automatiquement dans TokTokDoc.

Dans le cadre de cette mise à jour, votre adresse mail sécurisée (MS Santé) est désormais automatiquement récupérée à partir de l'annuaire santé (à condition que votre compte ait été créé via l’annuaire santé) et mise à jour dans vos informations personnelles. Vous pouvez consulter ou modifier cette information dans la section "Mon compte", accessible depuis le menu utilisateur - voir illustration ci-dessous.

Si vous disposez de plusieurs adresses MS Santé, vous aurez la possibilité de sélectionner celle que vous souhaitez utiliser parmi la liste de vos adresses disponibles, au niveau du champ “courriel sécurisé” dans le formulaire “Mon compte”.

Désormais, lors d’un appel de récupération de l’identité INS (Identité National de Santé) du patient via le téléservice INSi (accessible depuis la fiche patient), une fenêtre vous permettra de comparer les données actuelles de la fiche patient (autrement dit, avant l’appel) avec celles renvoyées par le téléservice INSi.

→ Cette fenêtre de comparaison vous permet de :

Voir illustration ci-dessous

1. 👀 Visualiser et comparer les différences d’informations interrogées auprès du téléservice INSi , à savoir, les 5 traits stricts d’identité (INS) du patient :

   • Nom de naissance

   • Prénoms de naissance

   • Date de naissance

   • Sexe

   • Lieu de naissance (code officiel INSEE de la commune)

2. ✅ Récupérer le matricule INS du patient (ainsi que son OID), ce qui est très utile (voir plus bas la note sur les avantages des fonctionnalités de l’INS).

3. 🔄 Décider si vous souhaitez accepter de “mettre à jour” la fiche patient sur la base des informations du téléservice INSi, ou, d'annuler, en cliquant sur le bouton dédié.

À noter : En validant la mise à jour, les précédentes informations du patient seront écrasées par celles de l’INSi. Une fois accepté, il est encore possible d’annuler les modifications de la fiche, tant que le formulaire patient n’a pas été enregistré. 

ℹ️ ❌ En cas d’erreur du téléservice INSi qui corromprait la récupération des informations (ce qui peut arriver, par exemple en raison d’une erreur technique ou serveur INSi), l’interface vous en informera, grâce à des messages d’erreurs adaptés à la situation 👌🏻.

👉🏻 Aussi, le bouton “mettre à jour” habituellement présent ne sera pas disponible afin de ne pas importer d’informations erronées dans la fiche patient : il ne reste qu’à cliquer sur “annuler” et recommencer plus tard. Comme ci-dessous 👇🏻

Et de même si l'identité saisie du patient correspond également à d'autres identités dans la base de données de l'INSi. Comme ci-dessous 👇🏻

Désormais, votre liste ou tableau de patients vous permet de visualiser les informations patient de 2 façons différentes. 

Nous en avons d'ailleurs profité pour améliorer la structure des informations et vous permettre de vous retrouver plus rapidement un patient, par exemple qui aurait un ou plusieurs homonymes.

ℹ️ Comment fonctionne cette nouveauté ?

Pour améliorer votre confort, notamment pour retrouver plus rapidement un patient dans la liste, mais aussi dans le but de personnaliser votre expérience, nous avons introduit deux modes d’affichage pour la gestion des patients.

Vous pouvez passer d’un mode à l’autre en un clic ✨, selon vos besoins, grâce au bouton à bascule "afficher plus de colonnes" situé en bas de la liste, comme illustré plus bas.

• 👉🏻 Le mode d'affichage “standard”, définit par défaut (voir illustration ci-dessous) :

Visualisez les informations essentielles telles que le nom de naissance et nom utilisé, 1er prénom, date de naissance et l’âge, ainsi que le sexe et statut INS. Ce mode offre une vue compacte et claire, idéale pour un aperçu rapide.

• 👉🏻 Le mode d'affichage "complet", à activer si vous le souhaitez (voir illustration ci-dessous) :

En activant cette option (en cliquant sur le bouton), vous accédez à une colonne supplémentaire en plus de celles citées précédemment, à savoir, l'indication de s'il existe un médecin traitant renseigné dans la fiche patient. D'autres colonnes pourraient s'ajouter à ce mode complet à l'avenir.

ℹ️ Pourquoi de cette nouveauté ?

La recherche de patients par matricule INS a été optimisée pour faciliter la recherche de patient via la saisie de son matricule INS, et ainsi vous proposer, pour ce cas de recherche, une meilleure expérience utilisateur.

Cette mise à jour garantit une recherche plus précise et réduit les risques d’erreurs lors de la saisie des données.

Désormais, en cas d’erreur de saisie de la part de l’utilisateur, le système détecte automatiquement les incohérences et vous en informe immédiatement, ce qui permet de vous guider dans la correction de la saisie erronée, le tout permettant de faciliter votre recherche d’un patient.

👀 Comment rechercher un patient par son matricule INS ?

Pour rechercher un patient via son matricule INS, rendez-vous dans la "liste patients” de votre établissement, puis entrez le matricule votre dans la barre de recherche (voir illustration ci-dessous) 👇🏻

En cas d'erreurs de saisie, le système vous guide pour identifier la correction à réaliser, en voici quelques exemples ci-dessous :

• 1️⃣ Comme dans le cas où le matricule ne comporte pas 15 caractères ;

• 2️⃣ Encore, si où un caractère spécial a été saisit par inadvertance ;

• 3️⃣ Ou enfin, dans le cas où la clé de contrôle (ou les deux derniers caractères) du matricule serait erronée.

ℹ️ De quoi s'agit-il ?

La liste des correspondants est une nouveauté en lien avec les possibilités des fonctionnalités utilisant les données des professionnels de votre établissement, qui ont été créés avec l'annuaire santé. 

En effet, suite à la création d’un utilisateur téléconsultant de votre établissement via l’annuaire santé ou au renseignement d’un médecin traitant dans une fiche patient, si le professionnel dispose d’une adresse mail sécurisée (MS Santé), il sera automatiquement ajouté à la liste des correspondants.

🎯 Pourquoi cette nouveauté ?

Selon les projets et recommandations de l’Agence du Numérique en Santé (ANS), c’est une première pierre posée à l’édifice de l’ajout de futures nombreuses autres fonctionnalités qui seront recommandées ou réglementées à l'avenir, par les instances de santé encadrant les activités logiciels de santé et de télémédecine.

⚙️ À quoi cela sert ?

Pour tout professionnel lié à votre établissement qui dispose d’un courriel sécurisé, le système créée donc automatiquement sa fiche (avec toutes ses informations importées de l'annuaire santé), disponible dans liste des correspondants. 

Puis, le système transmets automatiquement sur l'adresse sécurisée du correspondant, les documents de santé pour chaque télé-acte que le professionnel aura pris en charge.

À savoir : Il est possible d’ajouter manuellement un correspondant (via l’annuaire santé), mais s’il n’est pas rattaché directement ou indirectement (comme le médecin traitant d’un patient) au suivi ou à la prise en charge d’un patient lors d’un télé-acte, alors il ne recevra aucune information.

👀 Où retrouver la liste des correspondants ?

À savoir : Cette liste est accessible seulement aux utilisateurs ayant un rôle de “gestionnaire” sur l’établissement.

Vous pouvez facilement accéder à cette liste depuis le menu utilisateur en déroulant le menu “établissement” > Puis en cliquant sur “Gérer les correspondants” (voir image ci-dessous)

Cette liste de correspondants vous permet donc de retrouver facilement les professionnels avec qui le système peut correspondre (voir image ci-dessous) 👇🏻

Pour visualiser une fiche correspondant, cliquez sur le bouton "éditer".

Pour chaque fiche correspondant créée automatiquement, une indication dans la fiche du correspondant vous le mentionne (voir image ci-dessous) 👇🏻

ℹ️ Pourquoi de cette nouveauté ?

Cette étape de confirmation de suppression peut être critique pour tout utilisateur, qu'il soit aguerri ou non ! Et oui, après confirmation, il n’y a plus de retour en arrière possible !

Cette mise à jour permet non seulement de rendre l'interface plus agréable, mais aussi de mieux guider les utilisateurs en prévenant, de ce fait, les suppressions accidentelles.

En effet, les textes de demande de confirmation ont été améliorés afin d’être plus clairs et d’éviter tout risque de confusion. Accompagnée d’un nouveau visuel au centre, la fenêtre permettra de mieux focaliser l'attention de l'utilisateur sur cette étape.

ℹ️ Pourquoi cette nouveauté ?

Une amélioration de l’historique de modification des fiche patient a été faite, conformément aux bonnes pratiques de traçage des informations patients.

Désormais, vous retrouverez les indications concernant les informations (autrement dit, les champs du formulaire) qui ont été modifiés, et plus seulement le type de modification.

👀 Comment accéder à ce détail des modifications dans une fiche patient ?

Pour consulter l’historique de modification de la fiche patient, rendez-vous tout en bas de la fiche patient, puis cliquez sur “Afficher l’historique de toutes les modifications” pour visualiser l’historique (voir image ci-dessous) :

Ensuite, il vous suffit de cliquer sur "voir le détail" pour déplier et ainsi visualiser le détail d’une modification (voir image ci-dessous) 👇🏻

Conformément aux exigences de l’INS (Identité National de Santé des patients), l’information du “Code lieu de naissance (Code INSEE)” devient une information obligatoire à compléter dans toute fiche patient. 

Nous en avons profité pour améliorer la recherche de lieu de naissance, afin qu’elle soit plus intuitive (voir tutoriel plus bas).

Une prévention des erreurs ou de non saisie de cette information a été prévue : dans le cas où cette information n’est pas complétée, le champ passera à l’état d’erreur et il ne sera pas possible d’enregistrer la fiche patient sans avoir complété cette information (voir ci-dessous “que faire si je ne connais pas le lieu de naissance ?”).

ℹ️ Comment rechercher un lieu de naissance dans le champ dédié "code lieu de naissance (Code INSEE)" ?

Rendez-vous au niveau du champ “Code lieu de naissance (Code INSEE)” de la fiche patient. Effectuez votre recherche par lieu de naissance, et non plus par code INSEE : cette amélioration a été implémentée pour plus que la recherche soit plus intuitive.

De même, nous avons réordonné l’affichage des résultats de recherche, afin d’en faciliter la lecture, en indiquant le nom du lieu et en mettant entre parenthèse le code INSEE, plutôt que l’inverse.

🤔 Que faire si je ne connais pas le lieu de naissance de mon patient ?

Si vous ne connaissez pas le lieu de naissance du patient et son code INSEE, il est possible d’indiquer “lieu de naissance inconnu”, soit en saisissant “inconnu” dans la barre de recherche, soit en commençant la saisie des chiffres “99999”. 👉🏻 Aussi, cette option est toujours disponible lors d’une recherche, en bas de la liste de résultats, ou lorsqu’aucun résultats n’ont été trouvé.

Voir illustrations de ces méthodes ci-dessous 👇🏻

Lors de la mise en ligne des précédentes nouveautés nous avions ajouté un nouveau champ du “1er prénom de naissance”.

Désormais, toutes les informations disponibles en mode “édition” dans la fiche du patient sont aussi disponibles dans la fiche patient en mode “visualisation” sur l’application mobile/tablette.

Vous pourrez d’ailleurs repérer à la visualisation de la fiche patient, si des informations ne sont pas encore complétées.

Cette nouveauté facilite ainsi l’accès rapide aux informations ainsi que la gestion des informations patients !

Une erreur pouvait s’afficher, ou bien le système pouvait vous demander deux fois de suite de vérifier votre compte lors de la connexion grâce à la méthode d’authentification forte, ce qui est tout à fait bloquant.

Notre support et équipe technique a rapidement pu identifier et corriger ces anomalies. 😮‍💨

🔔 Pour rappel, dans le cas où vous rencontriez une anomalie, nos équipes sont là pour vous :

(*) Assistance technique TokTokDoc,

Tél. : 01.88.32.84.91

Du lundi au vendredi, de 08h30 à 17h30 (sauf jours fériés)

Dans certains cas, la déconnexion n’était pas visible sur l’interface utilisateur, et pouvait donc laisser penser que la connexion était encore active. Un des effets étaient que la navigation était encore possible, mais sans chargement de données.

Désormais, lorsque l’utilisateur utilise l’application et que la déconnexion automatique a été faite par le système, cela redirige bien l’utilisateur vers la page de connexion à son compte.

Une erreur pouvait s’afficher, ou bien le système pouvait vous demander deux fois de suite de vérifier votre compte lors de la connexion grâce à la méthode d’authentification forte, ce qui est tout à fait bloquant.

Notre support et équipe technique a rapidement pu identifier et corriger ces anomalies. 😮‍💨

🔔 Pour rappel, dans le cas où vous rencontriez une anomalie, nos équipes sont là pour vous :

(*) Assistance technique TokTokDoc,

Tél. : 01.88.32.84.91

Du lundi au vendredi, de 08h30 à 17h30 (sauf jours fériés)

👉🏻 Le nouveau format de compte-rendu de téléconsultation :

Grâce aux échanges et aux retours collectés auprès de nos utilisateurs, nous avons pu confirmer une hypothèse : les documents de santé édités via TokTokDoc, en particulier le compte-rendu, n’est pas ergonomique et au contraire peu lisible, ce qui pouvait être frustrant et peu agréable pour les usagers, qu’il s’agisse du médecin, du patient ou de l’équipe de soins.

Nous sommes basés sur les problématiques suivantes, collectées auprès de nos utilisateurs dans le but de les résoudre grâce à ce nouveau format de compte-rendu :

• D’une grande densité de rubriques d’informations tracées, qui, selon nos utilisateurs médecins et infirmiers, ne sont pas utiles aussi bien pour la bonne prise en charge du patient que pour la traçabilité du téléacte ;

• D’une mise en page des contenus peu adaptée, chargés d’éléments visuels qui alourdissent la lecture.

Ci-dessous 👇🏻, un aperçu du rendu de ce nouveau format de compte-rendu de téléconsultation 🎉 !

👉🏻 Et à venir, un format unifié pour le compte-rendu de téléexeprtise :

Ces mêmes améliorations sont prévues pour les comptes-rendus de téléexpertise ! Nous vous tiendrons informés dans ce fil de nouveauté de la sortie de cette future nouveauté.

👉🏻 Le nouveau format de documents de prescriptions :

Nos documents de prescription et de lettre d'adressage se sont refaits, eux aussi, une beauté afin d'être cohérent avec l'ensemble de nos modèles de documents de santé.

Mais surtout, dans le but de respecter les nouvelles exigences de l'INS de l'ANS, comme détaillé dans le paragraphe suivant.

Ci-dessous 👇🏻, un aperçu du rendu 🎉 ! 

ℹ️ Respect de la réglementation pour les documents de santé, toujours assurée :

Nos formats de documents de santé s’inscrivent toujours dans le respect des normes et des exigences de l’ANS comme le référentiel socle de télémédecine ou encore le référentiel INS ("Identité Nationale de Santé" du patient).

D'ailleurs, ces nouveaux formats de documents de santé intègrent désormais les nouvelles exigences liées au référentiel INS : lorsque l’INS de votre patient est qualifiée, toutes les informations relatives à son INS (à savoir, ses cinq traits stricts d'identités et le QR code d'identification de vérification de son INS) sont affichées.

Désormais, lorsqu’un compte utilisateur est créé, un mail de demande de confirmation du compte Toktokdoc est envoyé à l'adresse e-mail de l'utilisateur.

Pour activer le compte, il s’agit simplement de cliquer sur le bouton principal du mail “activer mon compte” (comme illustré ci-dessous).

🫰🏼Petite astuce pour retrouver facilement le mail : aidé(e) de la barre de recherchehe de sa boite mail, l'utilisateur peut copier l’objet mail : “Activer votre espace de télémedecine TokTokDoc”.

Si le bouton ne fonctionne pas, l'utilisateur peut copier/coller le lien de secours disponible sous le bouton.

Et ensuite, il peut dès lors se connecter à son compte :

👉🏻 Sur le web ("espace toktokdoc" pour établissement) :

Après avoir cliqué sur le lien de confirmation du compte, une page informe l’utilisateur que son compte a bien été activé : il ne reste plus qu’à se connecter en choisissant le versant applicatif qui lui correspond, comme illustré ci-dessous :

• "L'espace toktokdoc" (à gauche) : espace reservé aux "demandeurs" de prise en charge télémédicale : les établissements et équipes soignantes ;

• "Doctor" (à droite) : espace dédié aux professionnels de santé répondant aux demandes de prise en charge télémédicale. 

👉🏻 Sur l'application :

Rien ne change pour l’application tablette/mobile, il suffira à l'utilisateur de se connecter directement depuis sa tablette ou mobile.

Mise à disposition des identifiants et mots de passe par mail :

À la réception du mail d'activation du compte, un autre mail (conformément aux bonnes pratiques de sécurité des comptes) est immédiatement envoyé à l'utilisateur avec les identifiants et mot de passe provisoire pour se connecter à la plateforme TokTokDoc (comme jusqu'à présent).

Le lien d’activation du compte a expiré au bout du délai de 7 jours ?

Dans le cas où le lien d’activation du compte aurait expiré (au bout de 7 jours à partir de la réception du mail), l'utilisateur peut tout de même cliquer sur le bouton d'activation depuis le mail : une page en informe l’utilisateur et lui permet de régénérer un lien d’activation du compte, qui sera renvoyé à son adresse mail (comme illustré ci-dessous) :

🔎 Comment consulter les CGU de Pro Santé Connect ?

Il est désormais possible de consulter les Conditions Générales d’Utilisations (CGU) du service d’identification et de connexion Pro Santé Connect, accessible depuis la page de connexion à Toktokdoc, au niveau de la section "Se connecter avec Pro Santé Connect" en cliquant sur le bouton d’information correspondant à un "point d’interrogation" (comme illustré ci-dessous).